Horeca kassa in België
De nieuwe verplichtingen rond GKS 2.0 en de blackbox v2
De Belgische horecasector staat opnieuw voor een belangrijke technologische en wettelijke verandering wat betreft de horeca kassa. Waar het Geregistreerd Kassasysteem (GKS) al jaren een verplicht instrument is voor restaurants met een omzet van meer dan 25.000 euro uit maaltijden, komt er vanaf 2026 een volledig vernieuwde generatie: GKS 2.0, met een nieuwe blackbox v2. Deze modernisering moet de betrouwbaarheid, veiligheid en controleerbaarheid van kassatransacties verder verhogen en tegelijk de verouderde FDM‑toestellen (Fiscal Data Modules) geleidelijk uitfaseren.
De nieuwe blackbox v2 vanaf 2026
Vanaf 2026 introduceert de overheid de blackbox v2, de opvolger van de huidige FDM‑modules die sinds 2015 in gebruik zijn. Deze nieuwe generatie is compacter, veiliger en beter afgestemd op moderne kassasoftware. De overheid voorziet een overgangsperiode tot eind 2028, waarna alle bestaande FDM‑blackboxen definitief vervangen moeten zijn.
Voor veel horecazaken betekent dit dat hun huidige horeca kassa — zeker wanneer het ouder is dan vier jaar — niet meer compatibel zal zijn. Oudere POS‑hardware heeft vaak niet de nodige rekenkracht, aansluitingen of beveiligingsstandaarden om met de nieuwe blackbox te communiceren. Daardoor zullen heel wat restaurants hun volledige kassasysteem moeten vernieuwen, inclusief de software.
Horeca kassa GKS 2.0: software
Ook alle kassasoftware moet opnieuw gecertificeerd worden voor het gebruik van een blackbox v2.0
Naast de hardware verandert ook de software kant. Kassasoftware moet voortaan voldoen aan de nieuwe GKS 2.0‑certificatie, die strengere eisen oplegt rond:
- beveiligde opslag van transacties
- real‑time communicatie met de blackbox
- fraudebestendige logging
- uniforme rapportering
Softwareleveranciers moeten hun systemen opnieuw laten certificeren, wat betekent dat niet alle bestaande pakketten de overstap zullen maken. Horecazaken die vandaag met een niche‑ of verouderde oplossing werken, zullen dus mogelijk moeten overschakelen naar een modern, gecertificeerd systeem.
Uitbreiding naar andere segmenten
Tot nu toe geldt de horeca kassa GKS‑verplichting enkel voor restaurants en eetgelegenheden die ter plaatse maaltijden serveren. Maar de overheid onderzoekt of ook andere segmenten onder de verplichting moeten vallen, zoals: take-away zaken, snackbars, foodtrucks, broodjeszaken, cafes,...
De reden is eenvoudig: ook in deze sectoren worden veel transacties uitgevoerd die moeilijk controleerbaar zijn, zeker wanneer er veel cash wordt gebruikt. Een uitbreiding van de GKS‑plicht zou de fiscale transparantie in de volledige horeca verhogen.
Mogelijke uitbreiding naar retail sector, waar veel cashtransacties zijn
Daarnaast wordt er gekeken naar bepaalde segmenten van de kleinhandel, vooral winkels waar:
- veel kleine tickets worden uitgeschreven
- een groot deel van de omzet cash gebeurt
- fraudegevoelige producten worden verkocht
Hoewel hier nog geen officiële beslissing over is, is het duidelijk dat de overheid de GKS‑technologie ziet als een breder inzetbaar controlesysteem.
Wanneer moet een bestaande blackbox v1 vervangen worden?
Actief sedert: 2014-2017
te vervangen uiterlijk eind juni 2027
Actief sedert: 2018-2021
te vervangen uiterlijk eind juni 2028
Actief sedert: 2022
te vervangen uiterlijk eind 2028
Wat heb je nodig voor gecertificeerde horeca kassa?
1. een kassa toestel: meestal is een vast toestel met 15.6" touchscreen. Maar ook een tablet of zelf een mobiel toestel is in principe bruikbaar.
2. een blackbox, een printer en optionele geldlade
3. gecertificeerde kassasoftware
Dit is meest belangrijke keuze, de mogelijkheden moeten afgestemd zijn op de vereisten volgens het type zaak. Elke software zal wel een ticket kunnen maken, maar een vlotte en logische werking op meerdere toestellen tezelfdertijd, met meerdere printers of keukenschermen is een ander verhaal. Mogelijks moet er ook nog eens een verbinding zijn met een online webshop, QR orders, reserveringen, kiosk, betaal terminals, cash betaalautomaten, barcodes, RFID.... Dan is een goede voorafgaande analyse wel een goede zaak, om de beste keuze te kunnen maken.
4. installatie, training en support
Vooreerst moet een Horeca kassa ook steeds geregistreerd worden bij de overheid.
Uiteraard moet dit geheel ook geconfigureerd worden en op het lokaal netwerk verbonden worden. De kassa bedienden zulken ook een training nodig hebben om vlot van start te kunnen gaan. En als laatste is het ook heel belangrijk dat het systeem goed onderhouden wordt en steeds voor de meest actuele software kan beschikken om mogelijke problemen of hacking te vermijden.
Daarvoor is het essentieel om voor een geschikte installatie partner te kiezen die ook een eigen supportdienst hebben die 7 op 7 bereikbaar is.
Bij gksblackbox.be kunnen we zeker een geschikt voorstel maken, neem vandaag nog contact op