Blackbox 2.0 – de nieuwe generatie geregistreerde kassa voor horeca en retail

Tien jaar na de introductie van de eerste blackbox heeft de Belgische overheid beslist om vanaf 1 juli 2025 over te stappen naar Blackbox 2.0. Deze nieuwe generatie maakt het mogelijk dat de overheid — indien nodig — rechtstreeks verkoopgegevens kan inkijken, zonder dat een controleur fysiek moet langskomen.

Voor wie wordt Blackbox 2.0 verplicht?

Bij de eerste versie was de blackbox enkel verplicht voor:

• restaurants met consumptie ter plaatse
• cateraars, foodtrucks die werken met bediening
• zaken met minstens €25.000 omzet aan tafel per jaar

In de nieuwe wetgeving geldt dat alle handelszaken die ter plaatse verkopen én cash ontvangen, in de komende jaren zullen moeten werken met een geregistreerde kassa met Blackbox 2.0. De regering bepaalt per sector wanneer de verplichting ingaat.

Sectoren die volgens de laatste berichten als eerste aan bod kunnen komen:

• horeca, take-away, dark kitchens, cafés
• foodshops
• retail met consumptie ter plaatse
• andere segmenten die nog worden vastgelegd

Wat is Blackbox 2.0 precies?

Blackbox 2.0 is een compacte electronische module (zo’n 12x12cm) die:

• gekoppeld wordt aan een kassa om zo een GKS te bekomen
• automatisch verkoopgegevens doorstuurt naar de overheid
• geen fysieke controle onsite meer vereist

Voordelen voor ondernemers

• minder administratief werk en minder fouten
• geen onderbreking meer door fysieke controles tijdens openingsuren
• mogelijkheid tot digitale kastickets (geen afdruk meer nodig)
• recht op korting sociale bijdragen bij gebruik van geregistreerde kassasystemen met prikklok
  (€500 per kwartaal per werknemer of €800 voor werknemers <26 jaar, max. 5 werknemers.)
  
• recht op investeringsaftrek 15,5% voor moderne kassasystemen
• Een VSC (creditkaart formaat) is niet meer van toepassing.

Wanneer moet je overstappen?

De deadlines hangen af van de data waarop de huidige GKS eerste generatie geregistreerd werd (de initieel vooropgestelde data werden intussen ook met 1 jaar opgeschoven):

• registraties 2014–2017 → uiterlijk eind juni 2027
• registraties 2018–2021 → uiterlijk eind juni 2028 
• registraties 2022– 30/06/2025 31/03/26 → uiterlijk eind 2028
• nieuwe uitbatingen vanaf 1 juli 2025 → moeten verplicht met Blackbox 2.0 werken van zodra deze beschikbaar zijn of wanneer de sector actief wordt.

Is een nieuwe kassa vereist?

Sommige GKS v1 leveranciers zullen geen upgrade naar Blackbox 2.0 aanbieden. In dat geval moet je overstappen naar een leverancier die:

• kassasoftware ontwikkelt die GKS v2 gecertificeerd is
• bij voorkeur ook koppelingen aanbiedt met betaalterminals, webshops, reservaties, kiosk, keukenschermen, klantenkaarten
• klaar is voor de koppeling met Blackbox 2.0

De kans is groot dat bij een oude kassa, zeker die ouder dan 5 jaar, er geen aanpassing meer zal mogelijk zijn en de kassa volledig zal moeten vervangen worden bij de overstap op GKS 2.